VVBAD

In naam van de professionals werkzaam in archieven en bibliotheken wil de beroepsvereniging VVBAD naar aanleiding van de komende gemeente- en provincieraadsverkiezingen enkele eisen bundelen. De VVBAD vraagt dat de nieuw gekozen bestuurders een antwoord zouden formuleren op deze eisen in hun zesjaarlijks algemeen beleidsplan en in hun sectorale beleidsplannen zoals bv. het cultuurbeleidsplan. De professionals én de VVBAD stellen in ieder geval hun expertise ter beschikking.

Gemeenten en provincies spelen een uiterst belangrijke rol in de organisatie van het openbaar bibliotheekwezen. 1,7 miljoen Vlamingen maken hier intens gebruik van. In deze gemeentelijke basisvoorzieningen kan elke burger terecht met zijn vragen naar kennis, cultuur, informatie en ontspanning.

Daarnaast zijn gemeenten, OCMW’s en provincies verantwoordelijk voor het beheren, bewaren en valoriseren van de publiekrechtelijke archieven gevormd ingevolge hun bestuurlijke opdrachten. Naast het administratief, juridisch en historisch belang van deze archieven, groeit de laatste tijd het besef van de culturele waarde ervan.

In naam van de professionals werkzaam in deze archieven en bibliotheken wil de beroepsvereniging VVBAD naar aanleiding van de komende gemeente- en provincieraadsverkiezingen enkele eisen bundelen. De VVBAD vraagt dat de nieuw gekozen bestuurders een antwoord zouden formuleren op deze eisen in hun zesjaarlijks algemeen beleidsplan en in hun sectorale beleidsplannen zoals bv. het cultuurbeleidsplan. De professionals én de VVBAD stellen in ieder geval hun expertise ter beschikking.

De Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen vzw (VVBAD) verenigt instellingen en professionals uit openbare bibliotheken, (hoge)schoolbibliotheken, universitaire en wetenschappelijke bibliotheken, documentatiecentra, publiekrechtelijke en privaatrechtelijke archiefdiensten. Zij telt 1.200 leden. De VVBAD stimuleert het overleg tussen deze professionals, behartigt hun belangen en communiceert hierover door middel van websites, een wetenschappelijk tijdschrift, nieuwsbrieven en databanken.

Beleidsplanning

De VVBAD vraagt dat ieder provinciebestuur, gemeentebestuur of OCMW-bestuur in de algemene beleidsnota die aan het begin van de legislatuur opgesteld wordt, aandacht besteedt aan de openbare bibliotheek en aan het archief. Ook in het gemeentelijke cultuurbeleidsplan moeten openbare bibliotheek en archief aan bod komen. Naast de primaire taken die bibliotheek- of archiefinstellingen hebben, kunnen ze een belangrijke partner zijn in zeer diverse beleidsdomeinen en meehelpen doelstellingen te realiseren zoals openbaarheid van bestuur, actief burgerschap, gemeenschapsvorming, levensbreed leren of e-cultuur.

De bibliotheek blijft een basisvoorziening in iedere gemeente

De gemeentebesturen hebben veel geïnvesteerd in hun lokale bibliotheek. Mede daardoor is het bibliotheekwezen in Vlaanderen tot grote bloei gekomen. De inwoners appreciëren in zeer hoge mate deze gemeentelijke dienstverlening zoals bleek uit het recente grootschalige gebruikersonderzoek. Vele Vlaamse bibliotheken kunnen met gemak een vergelijking met het buitenland doorstaan. De gemeentebesturen mogen echter niet op hun lauweren rusten. Verder investeren is noodzakelijk. De collecties boeken, cd’s en andere materialen moeten niet enkel recent en actueel gehouden worden, maar ook in voldoende getale aanwezig zijn om tegemoet te komen aan de vraag van de gebruikers. Gebouwen moeten aangepast zijn aan diverse functies zoals ontspanning, ontmoeting en onderzoek. Nieuwe uitdagingen wachten zoals de uitbouw van een digitale bibliotheek.

De situatie op personeelsvlak is helaas minder rooskleurig. Eén op twee bibliotheken meldt een personeelstekort. Slechts één op vijf gemeenten is in regel met de decretale eis om minstens de helft van het bibliotheekpersoneel in te schalen in niveau A en B. Verschillende personeelsleden zijn tewerkgesteld met een tijdelijk contract of in een nepstatuut. Tewerkstellingsmaatregelen die er in de eerste plaats op gericht zijn om mensen aan het werk te krijgen, kunnen in de bibliotheek toegepast worden. Maar de reguliere werking van een bibliotheek moet gebeuren met personeel in statutair verband of met een contract van onbepaalde duur. En ook aangepaste vorming en bijscholing zijn noodzakelijk om de inwoners een hoogstaande kwalitatieve bibliotheekdienstverlening te kunnen aanbieden.

Iedere gemeente is verplicht, hetzij een cultuurbeleidsplan, hetzij een bibliotheekbeleidsplan op te stellen. Het is van groot belang dat in beide gevallen de bibliothecaris nauw betrokken wordt bij de opstelling van het beleidsplan en de uitvoering ervan.

De provinciebesturen moeten de regionale samenwerking binnen hun provincie ondersteunen. Bepaalde taken, zoals de ondersteuning bij tijdelijk personeelstekort, die hun door het decreet lokaal cultuurbeleid werden toegewezen, hebben ze tot op heden niet gerealiseerd. De VVBAD vraagt dat ze er in de volgende bestuursperiode werk van maken en de nodige middelen voorzien zonder dat bestaande of in opbouw zijnde initiatieven daar moeten onder lijden.

Gemeente- en OCMW-archief: grote inhaalbeweging noodzakelijk

Weinig gemeenten en OCMW’s beschikken over een archiefdienst. In minder dan de helft van de Vlaamse gemeenten is er een verantwoordelijke voor het archief; slechts 6 à 7 % van de Vlaamse gemeenten heeft een echte, uitgebouwde archiefdienst. Het Algemeen Rijksarchief dat toezicht houdt op de gemeentearchieven en de OCMW-archieven, signaleert vaak schrijnende situaties in haar inspectieverslagen.

Iedere gemeente en OCMW moet een archiefdienst oprichten. Omwille van haar taak en opdracht maakt deze dienst best deel uit van de stafdiensten in de gemeente of in het OCMW. Dit is onder meer ook in overeenstemming met het nieuwe gemeentedecreet dat bepaalt dat archiefzorg een taak is van het college en het praktische archiefbeheer van de gemeentesecretaris.

Elke archiefdienst moet aan enkele minimale eisen voldoen op het vlak van de infrastructuur: de bewaarplaats zou moeten fungeren als een kluis waarin de documenten beschermd bewaard worden en die alleen toegankelijk is voor bevoegd archiefpersoneel. Aansluitend bij de bewaarplaats is een afgescheiden ruimte noodzakelijk die als leeszaal dienstig kan zijn. Verder dient de archiefdienst over eigen financiële middelen te beschikken om goed archiefbeheer te kunnen realiseren. In de archiefdienst moet voldoende en speciaal opgeleid archiefpersoneel tewerk gesteld zijn om de diensten bij te staan in het beheer van hun informatie, om het archivalisch erfgoed te selecteren, te bewaren en te beheren, en om een publiekswerking uit te bouwen.

Provinciaal archief: eigen werking én lokale ondersteuning.

Provinciebesturen moeten bij hun beleidsplanning de nodige aandacht schenken aan het archief- en documentbeheer. Dit beheer is onlosmakelijk verbonden met een goede interne administratieve werking en speelt een voorname rol in de contacten met de burgers.

Vooral in verband met de digitalisering en het digitaal documentbeheer, het inzagerecht, de verwerking van persoonsgegevens en de selectielijsten moet er ruimte zijn voor studiewerk en overleg (bv. in het kader van de VVP - collegagroep Provinciale Archivarissen), en moeten de nodige financiële en andere middelen voorzien worden.

Historisch overheidsarchief dient ingeschakeld te worden in een provinciale erfgoedwerking.

In de relaties met de lokale besturen moeten provinciebesturen een stimulerende rol opnemen in het ontwikkelen van goed bovenlokaal of lokaal archief- en documentbeheer. Zij kunnen basisopleidingen in archiefbeheer voor lokale ambtenaren voorzien, subsidies toekennen, adviezen verlenen of andere vormen van ondersteuning aanbieden.

Goedgekeurd door de Raad van Bestuur van de VVBAD op 14 februari 2006.

Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen vzw (VVBAD)