Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) blijft met een grote regelmaat bijzonder kwaliteitsvolle handboeken en gidsen publiceren. Zo rolde in 2009 een derde handleiding architectuurarchieven van de persen ditna een meer algemeen deel dat vooral op inventarisatie (2004) focuste en een deel dat de materiële zorg (2006) behandelde. Het derde deel diept op basis van de ervaringen en feedback die sindsdien werd verworven drie opeenvolgende facetten verder uit, met name verwerven, selecteren en beschrijven. Dit gebeurt vanuit de optiek dat architectuurarchieven met hun specifieke noden op het gebied van beheer (grote formaten, divers materiaal...) en beschrijving (meer stuksgewijs) het best terechtkomen in gespecialiseerde en publiek toegankelijke bewaarinstellingen. Het probleem is dat in België geen centrale depots voor architecturaal erfgoed bestaan, noch een instituut dat de lijnen in verband met behoud en beheer uitzet. Architectuurarchieven komen met andere woorden terecht in instellingen die ofwel professionele archiefinstellingen zijn, maar die niet noodzakelijk veel knowhow in huis hebben rond architectuur en haar archieven of bij instellingen die wel deze kennis hebben maar weinig professioneel met archief bezig zijn. Het handboek is met andere woorden zowel bedoeld voor de mensen uit het veld van de architectuur als voor de archiefinstellingen.
In een eerste hoofdstuk wordt het verwerven van archief behandeld waarin de verschillende levensfases van het archief beschreven worden (de archiefvormer). Hoe complex zo'n levensloop kan zijn, wordt hier op overtuigende wijzen getoond op basis van het archief van de architectenfamilie Viérin. In de tweede fase wordt verwacht dat de archiefinstellingen zelf ook een duidelijk acquisitieprofiel (thematisch of geografisch, misschien zelfs chronologisch) hebben, liefst op basis van duidelijke criteria, waardoor een overdracht of schenking van een architectuurarchief gerichter is. Daarna kan aan de overdracht zelf gedacht worden waar archiefvormer en archiefinstelling elkaar vinden. Ten slotte wordt nog uitgeweid over de problematiek van acquisitiebeleid en collectieafspraken in internationaal perspectief. Het is zeker een feit dat diverse archiefinstellingen inderdaad een zeker acquisitieprofiel hebben, weliswaar meer impliciet dan expliciet, maar dit belet niet dat dit landschap in Vlaanderen en België én overlappend en lacuneus tegelijk blijft. Het is natuurlijk niet in een handboek dat dit moet behandeld worden, maar het CVVa kan zeker een belangrijke rol spelen in het verder stroomlijnen van dit landschap van bewaarinstellingen.
Selectie van architectuurarchieven staat in Vlaanderen nog in haar kinderschoenen, zowel op macroniveau (archiefvormers) als op mesoniveau (de grote reeksen en rubrieken). In het eerste geval omdat er hier nog steeds geen representatief deel van de architectuurarchieven bewaard is, in het tweede geval omdat de complexiteit van het archief (en de wensen van de eigenaar of archiefvormer) snel uitvoerbare selecties onmogelijk maken. Selectie op microniveau (binnen het archiefbestanddeel) werd maar zeer kort behandeld en dat is spijtig omdat nogal wat vragen uit de praktijk specifiek hierover gaan. Welke handelingen in bouw- en verbouwingsproces zijn belangrijk genoeg om gedocumenteerd te blijven? Het maken van deze oefening is overigens ook belangrijk om de archiefvormer duidelijke richtlijnen mee te geven hoe hij of zij het dynamisch of semistatisch archief kan schonen.
Het deel over beschrijven is een goede toepassing van de algemeen geldende standaarden op een archief met specifieke eigenschappen. De auteurs van de handleiding zijn zich zeer bewust van het belang van een zo uniform mogelijke terminologie en verwijzen daarvoor naar de belangrijke Art & Architecture Thesaurus (AAT), uitgewerkt door het Getty Research Institute, waarvan de vertaling gecoördineerd wordt door het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie (RKD). De Belgische partner is sedert kort het Koninklijk Instituut voor Kunstpatrimonium (KIK) (http://www.aat-ned.nl). De aanvulling in deze handleiding van de meest voorkomende redactionele vormen en ontwikkelingsstadia in architectuurarchieven, verrijkt met duidelijke voorbeelden, is verder een prachtig hulpmiddel voor iedere archivaris die bijvoorbeeld met bouwtekeningen in contact komt. Het standaardiseren van de beschrijvingen op stukniveau, in het bijzonder van de inhoudsbeschrijving is zeker nuttig omdat dit de doorzoekbaarheid absoluut vergroot. Een verdere standaardisering van bepaalde typebronnen, meestal maar niet uitsluitend redactionele vormen, zoals kaarten, fotografisch en filmmateriaal, maar ook oudere stukken als charters en cartularia, is zeker aangewezen. Hierbij zullen een aantal velden toegevoegd of ontdubbeld moeten worden. De praktijkvoorbeelden uit de handleiding zijn overtuigend en goed ingevuld, alleen moet hier misschien, als er toch op stukniveau wordt beschreven, ook binnen het ruime kader van architectuurarchieven een strakker onderscheid gemaakt worden. De voorbeelden uit het archief van Renaat Braem lijken me een enorme hulp voor bouwtekeningen, veel minder voor ander archief als wenskaarten en foto's, laat staan voor briefwisseling. Nog een kleine opmerking, het plaatsen van de schaalbij de omvang lijkt me niet de beste keuze, zeker als dit materiaal later ook gedigitaliseerd wordt, want op dat ogenblik wordt de schaal een niet onbelangrijk zoekelement. Deze paar opmerkingen doen echter niets af aan het feit dat ook dit handboek een bijzonder nuttig instrument is dat in de handbibliotheek van elk archief aanwezig moet zijn.