Controlling the Past: Documenting Society and Institutions: Essays in Honor of Helen Willa Samuels

In archivale kringen is de naam van Helen Willa Samuels geen onbekende. Samuels was de institutionele archivaris van het M.I.T., en hoofd van de Special Collections. Als fellow van de Society of American Archivists vertegenwoordigde ze deze vereniging in de National Historical Publications and Records Commission, het fonds dat de preservatie en het gebruik promoot van ‘het documentaire erfgoed’ van de VS. In tal van publicaties droeg ze bij tot de definitie van de rol van de archivaris in een actuele samenleving, die welhaast oververzadigd is van informatie.

In Controlling the Past eren zo’n twintig vooraanstaande collega’s het werk (en de persoon) van Helen W. Samuels te bij haar pensionering. Dit door de problematiek te verkennen van “de documentatie van de moderne samenleving en zijn instellingen”, en door nader in te gaan op de implicaties van controle in de temporalisatie van de toekomst.

Zowel de titel als ondertitel van de bundel zinspelen op belangrijke publicaties van Samuels. Zo schreef ze in 1986 in de American Archivist een artikel met de titel ‘Who Controls the Past’. In verwijzing naar Orwells roman 1984 – “wie het verleden controleert, controleert de toekomst” – herinnerde ze eraan dat “een complexe en informatie-rijke samenleving” slechts een klein deel van zijn brede documentatie kan bewaren, wat archivarissen voor de voortdurende opgave stelt om records te selecteren. Daarbij ontbreekt het hen soms aan “de nodige technieken om de beslissingsprocessen te onderbouwen”. In het artikel werkte ze een procedure uit die op deze probleemstelling enig antwoord kon bieden, en die sinds mede met haar naam is verbonden, de ‘documentatie strategie’. Deze wil de archiverende instanties er toe aanzetten om in de taxatie van collecties verder te gaan dan de institutionele kaders. Terwijl archivarissen in het verleden een goed begrip hoorden te ontwikkelen van “de complexe bureaucratische structuren van organisaties”, horen ze vandaag vooral inzicht te hebben in “de structuren tussen organisaties”en te weten hoe ze “institutionele grenzen” kunnen ignoreren. Een belangrijke notie in de theorie en praktijk van ‘documentaire strategie’ is de zgn. ‘appraisal’ (of taxatie). Deze term hoort de vorm, eerder dan de substantie van het record, te benadrukken, om zo de invloed te verdisconteren van de Research Libraries Group conspectus, een ontwikkeling die de nadruk verschoof naar zgn. ‘topische criteria’ in de selectie.

De ondertitel van de bundel verwijst naar het boek dat Samuels in 1992 uitbracht onder de (speelse) titel: Varsity Letters: Documenting Modern Colleges and Universities. Het boek was opgevat als een handleiding voor de documentalist van hoger onderwijsinstellingen. De benadering die ze ontwikkelt wordt ‘functioneel’ genoemd, omdat ze vertrekt van een analyse van de verschillende functies van documentatie, als accreditatie en de inductie van onderzoek.

Controlling the Past is een lijvig boekwerk. De bijdragen kunnen ruwweg onderverdeeld worden in twee onderwerpscategorieën. Deel 1 (Documenting Society) bevat essays over het management van elektronische records, orale geschiedenis, bedrijfsarchieven, de archivering van foto’s, en een onderzoek naar “de monochromatische aard van archivaal werk”. Deel 2 (Representing Archives/ Being Archival) gaat in op de vele facetten van de rol van de archivaris in Samuels’ model van documentatie, taxatie en activisme; het bevat opstellen over de interrelaties tussen de rollen van “scheppers, archivarissen, en gebruikers van informatie”, de ethische rol van de archivaris als “controller of the past”, en de veranderende taak van de archivaris in relatie tot historische onderzoek.