Inleiding

Reprografie is het geheel van technieken en procédés die gebruikt worden om een archiefstuk te reproduceren of te vermenigvuldigen.

De meest voorkomende vormen van reproductie zijn:
fotografie;
fotokopie;
micrografie (kopiëren op een microfiche of -film);
digitalisering, scanning;
reproductie via het Internet.

Volledigheidshalve vermelden we verder ook het kalkeren, een vorm van reproduceren die uitzonderlijk wordt toegestaan en toegepast.

De voorwaarden, tarieven en procedure van toepassing voor reproducties moeten duidelijk worden gecommuniceerd, o.a. door affichering in de leeszaal, op de website van de instelling, in een speciale brochure, ...

Het is ook belangrijk om in contracten met bewaargevers of schenkers concrete afspraken te maken over het reproductierecht.

Categorieën

Volgende documenten komen in aanmerking voor reproductie:
documenten die openbaar zijn en waarvoor de toelating tot inzage werd gegeven (opgelet: inzagerecht betekent niet automatisch reproductierecht);
documenten waarvan de eigendom niet bij de archiefinstelling berust maar waarvoor de schriftelijke toestemming tot reproductie van de eigenaar (bewaargever) kan worden voorgelegd;
documenten waarop geen auteursrechten berusten (zie DAVID en Culturele Biografie);
documenten die persoonsgegevens bevatten, maar waarvoor de bevoegde overheid de schriftelijke toelating tot reproductie heeft verleend;
documenten die geen betekenisvol onderdeel uitmaken van een archiefbestand, dus geen volledige banden, delen, series of deelbestanden.

Stap 1. Aanvraag

Het systematisch reproduceren van banden, delen en dossiers dient steeds schriftelijk te worden aangevraagd en is enkel mogelijk mits goedkeuring van het hoofd van de archiefdienst. Het is aangewezen dat in dergelijk geval een overeenkomst wordt opgemaakt waarin duidelijk de rechten en plichten van beide partijen worden vastgelegd. De nodige aandacht dient onder meer te worden besteed aan het gebruik van de digitale beelden (aantal exemplaren op DVD of CD-Rom; licenties voor raadpleging van de beelden).

Afhankelijk van de aard van het stuk, de materiële staat of van de apparatuur waarover de archiefdienst beschikt, zullen bepaalde categorieën van archiefstukken niet kunnen worden gereproduceerd, b.v. kaarten en plattegronden, gezegelde archiefbescheiden, gebonden archiefbescheiden.

Stap 2. Het maken van de reproducties

Reproductie moet in regel door het personeel van de dienst worden uitgevoerd.

Het maken van opnamen met eigen apparatuur (digitale camera) kan worden toegestaan, mits inachtneming van een aantal regels. Er mag geen enkel contact met het document plaatsvinden; flitslicht of bijkomend licht is uitgesloten; het document mag niet groter zijn dan de leestafel; het document wordt op de leestafel gefotografeerd, indien nodig op een lezenaar of een leeskussen. Het statief is enkel toegestaan indien het gebruik ervan geen schade toebrengt aan de documenten of de werktafel.

Particulieren kunnen de toelating krijgen om een fotograaf mee te brengen naar de leeszaal, mits toestemming van de archivaris.

Het zelf nemen van reproducties van microfilms met de reader-printer is toegestaan.

Stap 3. Gebruik

3.1. Privégebruik

Welk gebruik mag van een reproductie gemaakt worden?
Alle reproducties, ook deze die met het eigen toestel werden gemaakt, zijn uitsluitend bestemd voor privé-gebruik. Privé-gebruik houdt in dat de opnamen en het recht om deze te gebruiken op geen enkele wijze verspreid, meegedeeld of overgedragen kunnen worden aan derden.
Eventueel kan het gebruik voor wetenschappelijke of educatieve doeleinden worden toegestaan, op voorwaarde dat hiertoe schriftelijke toestemming werd verleend.

3.2. Publicatie

Publicatie is slechts mogelijk mits toestemming van de archiefinstelling.

Wie een reproductie nogmaals wenst te reproduceren dient hiervoor opnieuw de expliciete toelating van de archiefdienst te krijgen. Elke omzetting op een andere drager en elke vervorming is verboden zonder een nieuwe toelating van de archiefdienst.

Bij elke reproductie en bij elk gebruik is de vermelding van de herkomst verplicht. De herkomstvermelding bestaat uit de naam van de archiefbewaarplaats, de naam van het archiefbestand of de collectie en het volgnummer. Vermelding van de herkomst is niet hetzelfde als vermelding van het copyright. In sommige gevallen dient ook het copyright te worden vermeld.

Het gebruik en de reproductie van digitale beelden moet duidelijk worden gedefinieerd in de overeenkomst. Zo moet worden vermeld onder welke vorm de digitale beelden zullen worden overhandigd (CD-Rom, DVD), moet het aantal licenties voor raadpleging van de beelden worden vermeld, het aantal PC's waarop de beelden mogen worden geïnstalleerd en of raadpleging in een netwerk al dan niet is toegestaan. Ook gedigitaliseerde beelden mogen niet worden gedupliceerd of omgezet naar een ander medium zonder toestemming van de archiefinstelling.

Stap 4. Toepassing van de rechten

4. 1. Gebruiksrecht

Er kunnen ook kosten voor gebruik aangerekend worden, dus niet alleen de kosten voor reprografie of reproductie op zich.

Voor niet-particulier gebruik van afbeeldingen (zoals publicatie) wordt een geldelijke vergoeding in rekening gebracht. Daarnaast is tevens een bewijsexemplaar van de publicatie/productie verschuldigd.

De tarifering van het gebruiksrecht wordt bepaald door een aantal factoren:
commercieel en niet-commercieel
bij commercieel: tarief afhankelijk van oplage, aard van publicatie (bv. luxe uitgave), op cover, volledige pagina, kalender, affiche
ambtelijke doeleinden, wetenschappelijke doeleinden, educatieve doeleinden en eigen gebruik
hoedanigheid van de aanvrager (eigen personeel, studenten, bewaargevers)
kleur of zwart-wit
wijze waarop reproductie aan het publiek wordt aangeboden (tegen betaling of gratis) of in het openbaar getoond
digitale afbeeldingen: off-line en on-line; stilstaand beeld of film

4.2. Auteursrecht

Inzagerecht is geen reproductierecht. Reproductie kan ontzegd worden omwille van de aard en de kwetsbare staat van de stukken, maar ook omwille van het auteursrecht en naburige rechten. De wet op het auteursrecht of het afsluiten van een licentie met de rechthebbende geeft de archiefinstelling, tegen bepaalde voorwaarden, het recht om beschermde werken in de collectie op te nemen, te bewaren en ter beschikking te stellen. De onderzoeker die inzage wenst in auteursrechtelijk beschermde stukken, dient zich in regel te stellen met het auteursrecht. De archiefdiensten hebben de plicht om de bezoeker hierop te wijzen en dienen idealiter in inventarissen en andere toegangen de werken waarop auteursrechten rusten, aan te duiden. De archivistische beschrijving volgens de ISAD(G)-norm laat dit gemakkelijk toe.
Deze complexe materie wordt hier nader toegelicht.

Bibliografie

Velle K., Reproductie van archieven en de archiefpraktijk, in R. Opsommer, G. Martyn en D. Heirbaut, De archivaris, de wet en de rechtbank, Brugge, 2004, p. 63-94.