VVBAD

Die vaststelling dwong de werkgroep meteen vragen te stellen bij het uitgangspunt. Wat houdt het archiefreglement in? Wat hoort er thuis in zo'n reglement, en wat niet? Enkel de grote lijnen, waarbij meer concrete bepalingen moeten worden opgenomen in aanvullende reglementen die er als een satelliet omheen draaien? Of een reeks afzonderlijke regelingen, of toch een holistisch document? Een eindeloze - en in zekere zin ook nutteloze - discussie. Want wat is de zin van een archiefreglement?

Het antwoord op deze vraag staat niet los van de doelstellingen die een archiefdienst moet realiseren en met de manier waarop ze deze het best kan bereiken. De doelstellingen van een archiefdienst houden zonder meer verband met het bewerkstelligen van een degelijk archiefbeheer.
Zorgen dat informatie die gearchiveerd moet worden, ook daadwerkelijk gearchiveerd wordt, dat ze leesbaar, interpreteerbaar en terug te vinden is en zonder problemen ter beschikking kan worden gesteld aan iedereen die daartoe geautoriseerd is. Dit veronderstelt een reglementair kader. Het is daarom aangewezen dat de archivaris afspraken maakt binnen de eigen organisatie en met al diegenen aan wie diensten worden verleend, zodat er duidelijkheid komt rond waarop de archiefdienst kan worden aangesproken. Afhankelijk van het doel, de doelgroep, de al dan niet noodzakelijke bekrachtiging door de verantwoordelijke zorgdrager, het al dan niet praktische van de zaak, de context waarbinnen de archiefdienst functioneert, moeten er keuzes worden gemaakt onder welke vorm een en ander geregeld wordt. Niet alles hoeft, kan of moet in een archiefreglement geregeld te worden.

Maar duidelijk is wel dat er nood is aan een reeks modellen rond aspecten van het archiefbeheer die ieders werking raken. Een vergelijking van de ingezonden reglementen leert dat archiefdiensten een identiek geval soms op een heel verschillende manier benaderen. Wanneer mag een archiefstuk worden ingekeken? Welke regels worden gehanteerd bij kopiëren van documenten, ...?

De VVBAD-werkgroep Wetgeving en Beleid besloot daarom haar werk toe te spitsen op het uitwerken van dergelijke modellen. Het voorliggende webdossier is het voorlopige resultaat en zal in de toekomst nog verder worden aangevuld. Het dossier bestaat uit een luik ‘Richtlijnen', een luik ‘Bijlagen en best practices' en een bibliografie.

In het luik ‘Richtlijnen' wordt aan een drietal thema's aandacht besteed, die van tel zijn voor alle archiefdiensten. In eerste instantie worden de implicaties van de wet- en regelgeving inzake de bescherming van de private levenssfeer voor het archiefbeheer onder de loep genomen (de noodzakelijkheid van een aangifte bij de privacycommissie, zin en nut van een onderzoekscontract, ...). Ten tweede worden procedures voor overdracht van analoog en digitaal archief beschreven, en tot slot wordt een overzicht geboden van aandachtspunten bij het maken van afspraken rond bruiklenen en reprografie.

In het volgende luik vindt de gebruiker modellen en voorbeelden, uitgeschreven procedures die als model kunnen dienen en best practices die aansluiten bij de drie behandelde thema's.
Een bibliografie rondt het geheel af.

De modellen die worden aangereikt willen een vertrekbasis vormen en dienen om vertaald te worden naar de situatie van de individuele archiefdienst. Het spreekt voor zich dat er verschillen zullen bestaan tussen de manier van werken in een privaatrechtelijk, een publiekrechtelijk of een bedrijfsarchief. Maar de principes blijven in se dezelfde.

Bart De Keyser en Hilde Van Ongevalle