VVBAD

Integendeel. Dit decreet wil net een aantal kansen creëren en een modern, flexibel en efficiënt juridisch kader scheppen voor de organisatie van het archiefbeheer door de Vlaamse bestuursinstanties.

Modern omdat de regelgeving niet alleen is aangepast aan de huidige staatsstructuur, maar ook aan snel evoluerende uitdagingen zoals het informatiseren van bedrijfsprocessen of de digitale archivering.

Flexibel omdat ze de besturen de operationele vrijheid geeft om hun archiefbeheer zelf in te richten, zowel op organisatorisch als op technisch vlak, en hen de mogelijkheid biedt ter zake samenwerkingsverbanden aan te gaan met andere besturen of het Rijksarchief, of zelfs een deel van het archief te laten opslaan in een magazijn beheerd door een gespecialiseerd extern bedrijf.

Tot slot efficiënt omdat de regelgeving de administratieve lasten zo beperkt mogelijk probeert te houden door geen bijkomende planlasten in te bouwen en door de vernietiging van archiefdocumenten efficiënter te regelen.

Bij de totstandkoming van dit decreet werd niet over één nacht ijs gegaan. Bijzondere aandacht werd besteed aan de inspraak van de doelgroepen. De Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw (VVSG), de Vereniging van de Vlaamse Provincies vzw (VVP), de Vereniging van Vlaamse Polders en Wateringen vzw (VVPW), het Vlaams Parlement, de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief en Documentatie vzw (VVBAD) werden geconsulteerd nog voor politieke beslissingen genomen werden. Met medewerking van de VVSG werden bovendien alle gemeenten en alle OCMW's individueel bevraagd, zodat bij de politieke keuzes volledig rekening kon worden gehouden met de actuele situatie en de wensen bij de besturen.

Het decreet responsabiliseert de besturen voor de zorg voor hun archief, zowel in de dynamische als de statische fase van de documenten. Documenten in die statische fase vallen daarbij - als cultureel patrimonium of erfgoed - onder de bevoegdheid van de Vlaamse Gemeenschap.

Het is echter allerminst zo dat het decreet het Rijksarchief buitenspel zet als waardevolle bewaarplaats van het statische archief van heel wat gemeenten, OCMW's en provincies. Het Rijksarchief is en blijft een deskundige actor en partner in het vrijwaren van het Vlaamse archivalische erfgoed. Het staat de Vlaamse bestuursinstanties vrij samenwerkingsovereenkomsten af te sluiten met het Rijksarchief (bv. inzake de bewaring van archief, het optreden als expertisecentrum, ...). Het enige verschil met vroeger is dat het bestuur dat het archief gevormd heeft, zelf politiek en bestuurlijk aansprakelijk blijft. Deze blijvende bestuurlijke verantwoordelijkheid vloeit voort uit de basisfilosofie van het decreet - de responsabilisering van de besturen.

Het feit dat in 2009 de archiefwet van 1955 werd geactualiseerd en recent enkele bijbehorende KB's werden gepubliceerd, hoeft - anders dan wel eens wordt beweerd - niet te leiden tot onduidelijkheden rond de toepasselijkheid van wet of decreet. Voor documenten die door het bestuur gevormd zijn bij het medebewind met de federale overheid is de archiefwet van kracht (bijv. op het vlak van selectie en vernietiging), en voor alle andere documenten geldt voortaan het decreet. Uiteraard is op een aantal punten afstemming noodzakelijk, wat een overleg tussen het Vlaamse en het federale niveau wenselijk maakt.

De werkgroep Wetgeving en Beleid van de sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer