Een eerste uitvoeringsbesluit bij het Archiefdecreet van 9 juli 2010
In de vastgelegde tekst worden de kwaliteitscriteria voor de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefdocumenten (art. 2-7), de selectiecommissies en selectielijsten (art. 8-24) en de ondersteuning van het archiefbeheer (art. 26-27) nader omschreven.
Er is geopteerd om bij de kwaliteitscriteria geen specifieke en gedetailleerde eisen op te leggen, maar doelstellingsgerichte. Dat brengt mee dat de archiefzorgdragers de operationele vrijheid krijgen om zelf te kiezen hoe ze de vereiste doelstellingen willen bereiken. Voor de goede, geordende en toegankelijke staat van archiefdocumenten en voor het archiefbeheer worden de kwaliteitseisen van ISO-15489 overgenomen. Meer concreet zijn in het uitvoeringsbesluit eisen geformuleerd in verband met de archiefdocumenten en de bijhorende metadata, de procedures voor het archiefbeheer, de ontsluiting, de deskundigheid van de uitvoerders van het archiefbeheer en de implementatie van een deontologische code.
Er worden zeven selectiecommissies per bestuursniveau ingesteld, die algemene selectielijsten opstellen en actueel houden. Elke selectiecommissie omvat ten hoogste tien effectieve en tien plaatsvervangende leden, die in hoge mate vertrouwd zijn met de materie. Indien een commissie geconfronteerd wordt met archiefdocumenten voortvloeiend uit federale bevoegdheden, dan kan ze onder haar leden een vertegenwoordiger van het rijksarchief opnemen. Het uitvoeringsbesluit regelt verder gedetailleerd de aanstelling van de commissieleden (art. 12), de werking van de selectiecommissies (art. 13-19), en de redactie en vastlegging van de selectielijsten zelf (art. 20-25).
Er wordt een steunpunt voor bestuurlijk-administratieve archiefwerking opgericht en ondergebracht bij het departement Bestuurszaken. De taken van het steunpunt zijn eerder reeds omschreven in artikel 10 van het Archiefdecreet zelf. Om de ondersteuning effectief te laten verlopen en de taken van het steunpunt met de verschillende betrokken beleidsvelden af te stemmen is een stuurgroep voorzien met vertegenwoordigers van het departement Bestuurszaken, het agentschap Binnenlands Bestuur en het agentschap Kunsten en Erfgoed, al dan niet aangevuld met vertegenwoordigers van de archiefzorgdragers of van andere actoren in het veld.
Alle voormelde teksten zijn terug te vinden op http://www.bestuurszaken.be/archiefdecreet-van-9-juli-2010.
Het ‘Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer’ wordt nu verder voor advies voorgelegd aan de Vlaamse Adviesraad Bestuurszaken (BZ), de Strategische Adviesraad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media (CJSM) en de Raad van State.
Zoals bekend is er nog een tweede uitvoeringsbesluit op het Archiefdecreet in voorbereiding. Dat besluit is voorzien voor 1 januari 2013 en zal de werking van de externe audit en van het centrale register regelen.
(Johan Vannieuwenhuyse)